Tener los archivos en la nube no es tener copia de seguridad

Es una conversación que tenemos muy a menudo. Preguntamos por las copias de seguridad y la respuesta es: «No hace falta, lo tenemos todo en la nube». Y es verdad que los archivos están en la nube. El problema es que eso no significa que estén a salvo.

Sincronizar no es copiar

OneDrive, Google Drive, Dropbox o SharePoint hacen una cosa muy concreta: mantener los archivos iguales en todos los sitios. Si cambias un documento en el portátil, cambia en la nube y en el móvil. Eso es comodísimo para trabajar, pero tiene un efecto secundario: si el cambio es malo, también se propaga.

Tres ejemplos que vemos en la práctica:

• Alguien borra por error una carpeta compartida del proyecto. Se borra para todos, a la vez.
• Un ransomware cifra los archivos del ordenador. El cliente de sincronización, obediente, sube a la nube la versión cifrada.
• Un empleado se va, se cierra su cuenta y con ella desaparecen los archivos que solo tenía él en su unidad personal.

En ninguno de esos casos el proveedor ha fallado. Ha hecho exactamente lo que se le pide: reflejar el último estado.

Lo que sí te da el proveedor (y hasta dónde llega)

Microsoft y Google ofrecen papelera de reciclaje, historial de versiones y, en algunos planes, retención ampliada. Son herramientas útiles y conviene conocerlas: recuperar la versión de ayer de un Excel te saca de más de un apuro.

Pero tienen límites. La papelera vacía sola pasado un tiempo. El historial de versiones guarda un número limitado de cambios. Y cuando el borrado se descubre tres meses después —que es lo habitual con los archivos que no se tocan a diario—, ya no hay nada que recuperar. Además, el contrato de estos servicios deja claro que ellos responden de la disponibilidad del servicio, no de que tus datos sigan ahí si eres tú quien los borra.

Qué hacer en una pyme, sin complicarse

1. Decide qué es crítico. Contabilidad, contratos, proyectos en curso, bases de datos del programa de gestión, correo. No hace falta copiarlo todo, hace falta copiar lo que te pararía el negocio.
2. Ten una copia fuera del sistema que sincroniza. Puede ser una copia a un disco o NAS en la oficina, o un backup en otro proveedor. La idea es que si algo le pasa a la nube principal, la copia no se entere. Es la lógica detrás de la regla 3-2-1 de las copias de seguridad.
3. Copia también el correo y los buzones compartidos. Mucha información de una empresa vive solo en el correo y casi nadie lo incluye en su plan.
4. Define cuánto tiempo guardas las versiones. Un mes suele ser poco. Para documentación fiscal, piensa en años.
5. Prueba una restauración. Una copia que nunca se ha restaurado es una suposición, no una copia. En nuestro servicio de copias de seguridad la recuperación se comprueba, precisamente porque ese es el único momento en que se sabe si funciona.

Esto cobra todavía más sentido cuando ves qué hacer en las primeras horas de un ransomware: en ese escenario, tener una copia intacta e independiente es literalmente la diferencia entre volver a trabajar el lunes o empezar de cero.

Si no tienes claro qué se está copiando ahora mismo en tu empresa ni cuánto tiempo se guarda, lo revisamos contigo: hablamos.