Pasar la telefonía de la empresa a la nube: lo que conviene preguntar antes

Muchas empresas siguen con una centralita física en un armario, teléfonos conectados por cable propio y una factura de líneas que nadie ha revisado en años. Cuando esa centralita se queda sin soporte o hay que mover la oficina, aparece la pregunta: ¿nos pasamos a VoIP?

La respuesta suele ser que sí, pero el resultado depende menos de la tecnología que de cómo se plantea el cambio. Estas son las preguntas que conviene hacerse (y hacerle a quien te lo instale) antes de firmar nada.

¿De quién son los números?

Es lo primero. Los números de teléfono de la empresa son un activo: están en tu web, en tus facturas, en Google y en la agenda de tus clientes. Perderlos es un problema serio.

La portabilidad del número a un operador VoIP es un trámite habitual y funciona bien, pero asegúrate de que el titular de las líneas es la empresa y no un socio, un empleado o la antigua gestoría. Si el titular no está claro, resuélvelo antes de iniciar el cambio, no en mitad del proceso.

¿Aguanta tu conexión a Internet?

Con VoIP, las llamadas viajan por la misma conexión que el correo y las copias de seguridad. No hace falta una conexión enorme: una llamada consume poco. Lo que sí importa es la estabilidad y que la voz tenga prioridad sobre el resto del tráfico.

Dos cosas prácticas:

• Configurar el router para dar prioridad al tráfico de voz. Sin eso, cada vez que alguien suba un archivo grande la llamada se entrecorta.
• Tener claro qué pasa si se cae Internet. Lo habitual es configurar un desvío automático a móviles: si la centralita no detecta tus teléfonos, manda las llamadas al móvil del responsable. Se configura una vez y evita el silencio total.

¿Qué pasa con el cableado y los teléfonos?

Los teléfonos IP se conectan a la red de datos, no a una línea telefónica. Si en la oficina hay un cable de red por puesto, normalmente basta. Si no lo hay, hay dos caminos: pasar cable (lo más fiable) o usar aplicaciones de softphone en el ordenador y el móvil.

Muchos teléfonos IP se alimentan por el propio cable de red (PoE), lo que elimina un transformador por mesa. Para eso hace falta un switch compatible. Es un detalle pequeño que conviene decidir antes y no cuando ya están los aparatos encima de la mesa.

¿Qué necesitas de verdad que haga?

Las centralitas en la nube traen decenas de funciones. La mayoría no las vas a usar. Lo que sí marca diferencia en el día a día de una pyme suele ser:

• Horarios: que fuera de horario salte un mensaje o se desvíe, sin que nadie tenga que acordarse.
• Menú de opciones sencillo, si recibes llamadas de tipos muy distintos. Con dos o tres opciones basta; los menús largos cansan al que llama.
• Extensiones en el móvil, para que quien está fuera reciba y haga llamadas con el número de la empresa.
• Registro de llamadas: saber cuántas se perdieron y a qué hora es información útil para organizar turnos.
• Grabación, solo si tienes un motivo claro. Grabar llamadas implica informar y cumplir con protección de datos, así que no lo actives "por si acaso".

Antes de cerrar el contrato

Revisa la permanencia, qué pasa con los números si decides irte y si los teléfonos quedan en propiedad o alquilados. Y haz el cambio un día tranquilo, nunca un lunes por la mañana ni en plena campaña.

Si estás valorando el salto y quieres que alguien revise tu caso antes de decidir, hablamos.