Se va un empleado: la lista de accesos que conviene cerrar el mismo día

Cuando alguien deja la empresa, casi todo el mundo se acuerda de las llaves de la oficina y del portátil. Los accesos digitales, en cambio, tienden a quedarse abiertos: el correo sigue activo, la cuenta del banco de imágenes sigue funcionando y la contraseña del WiFi de invitados es la misma de hace tres años.

En la mayoría de los casos no pasa nada. Pero el riesgo no es que alguien quiera hacer daño: es que una cuenta olvidada, con una contraseña reutilizada en otros sitios, es una puerta abierta que nadie vigila. Y si esa persona acaba en la competencia, la conversación se vuelve incómoda.

Por qué se olvidan los accesos

En una pyme los accesos no están en ningún sitio. Están en la cabeza de la gente. Se van creando según hace falta: una cuenta aquí, un usuario allá, una contraseña compartida por WhatsApp. Cuando llega el momento de cerrar, nadie sabe cuántas hay ni dónde están.

Así que el problema real no es la salida del empleado. Es que falta un inventario.

La lista mínima para el día de la baja

Conviene tener esto escrito y revisarlo cada vez, aunque la persona se marche en buenos términos:

• Correo electrónico. No borrarlo de golpe: primero suspender el acceso, luego decidir si se redirige a un compañero durante unas semanas y qué se conserva.
• Ordenador y móvil de empresa. Recogerlos, comprobar que no queda nada importante solo ahí y borrarlos antes de reasignarlos.
• Acceso remoto y VPN. Es el que más suele quedar activo y el que más margen da a alguien de fuera.
• Servidor y carpetas compartidas. Revisar también permisos heredados de puestos anteriores.
• Programas de gestión y facturación, CRM, tienda online, gestor de la web.
• Centralita telefónica. Desactivar su extensión y quitar el desvío al móvil personal si lo tenía.
• Videovigilancia. Si tenía acceso remoto a las cámaras, retirarlo.
• Servicios en la nube y redes sociales. Almacenamiento, herramientas de diseño, cuentas de la empresa en plataformas externas.
• Control horario. En WorkIn, por ejemplo, dar de baja al usuario pero conservar su histórico: se necesita para los registros de ese periodo.
• Contraseñas compartidas. Todas las que conocía y no se pueden "desasignar": WiFi, router, cuentas de proveedores.

Cómo evitar que sea un problema la próxima vez

Tres hábitos que ahorran mucho tiempo:

Cuentas nominales, no genéricas. Un usuario por persona. Cuando comparten "admin" o "info@", cerrar el acceso de uno obliga a molestar a todos. Y no hay forma de saber quién hizo qué.

Un gestor de contraseñas para la empresa. Sirve de inventario automático: las credenciales están en un sitio, se comparten sin enviarlas por chat y al retirar a alguien del equipo deja de verlas.

Una hoja de baja. Un documento sencillo con la lista de arriba, adaptada a vuestras herramientas, que se marca punto por punto. Sin ceremonias: se trata de no depender de la memoria de nadie un viernes por la tarde.

Y el caso urgente

Si la salida es conflictiva, el orden cambia: primero se cortan los accesos, después se habla. Suspender antes de que la persona pueda copiar información o cambiar contraseñas. Y conviene revisar que las copias de seguridad recientes están completas, porque son la red por si falta algo después.

Nada de esto requiere una gran infraestructura, solo tenerlo pensado antes de necesitarlo. Si quieres que revisemos qué accesos tiene tu empresa y montemos un procedimiento sencillo de altas y bajas, hablamos.