Mudanza de oficina: la checklist informática para poder trabajar el lunes

Una mudanza de oficina se suele planificar pensando en las mesas, las sillas y la pintura. Lo informático se deja para el final, con la idea de que "los ordenadores se enchufan y ya está". Y luego llega el lunes, nadie tiene Internet, el teléfono de la empresa no suena y hay cuatro personas mirando una pared con un cable suelto.

La mayoría de esos sustos se evitan con decisiones tomadas con semanas de antelación. Esta es la lista que conviene repasar.

Lo que hay que mover con más antelación: la línea

Dar de alta fibra en un local nuevo no es inmediato. Depende de si ya hay instalación previa, de si el operador tiene que pasar cable, de permisos de la comunidad y de la agenda del instalador. Es lo primero que hay que gestionar, mucho antes de pensar en el camión.

Dos consejos prácticos:

• Pide el alta en el local nuevo en lugar del traslado de la línea. Así tienes unos días con las dos activas y puedes probar antes de mudarte. Cuando se traslada la misma línea, te quedas sin Internet en el local viejo el día que la cortan y sin Internet en el nuevo hasta que la montan.
• Ten un plan B. Un router 4G/5G con una SIM de datos cubre los primeros días si el alta se retrasa. Es barato comparado con una semana de oficina parada.

El cableado, antes de meter los muebles

Si el local necesita rosetas de red, es muchísimo más fácil (y más limpio) hacerlo con el sitio vacío. Pasar cable con las mesas montadas y la gente trabajando es caro y queda regular.

Antes de cerrar el reparto de puestos, decide:

• Cuántas tomas de red hace falta por mesa (ordenador, teléfono IP, a veces una impresora).
• Dónde va el armario o el rincón donde vivirán router, switch y NAS: ventilado, con enchufes suficientes y fuera de la zona de paso.
• Dónde se montan los puntos WiFi. En una oficina diáfana no suele bastar con el router junto a la puerta de entrada.
• Si vas a poner cámaras, el cableado se pasa a la vez. Repetir obra sale el doble.

Teléfonos: la ventaja de tenerlos en la nube

Si la centralita es tradicional y está anclada al local, el traslado implica técnico, tiempos y posibles días sin línea. Si la telefonía está en la nube, el cambio es desenchufar los teléfonos, llevarlos y conectarlos a la red nueva: el número sigue funcionando igual. Una mudanza es, de hecho, un buen momento para plantearse el salto a VoIP, porque evitas pagar una instalación que vas a cambiar igualmente.

La semana del traslado

• Copia de seguridad completa antes de desenchufar nada, y comprobada. Los golpes de un traslado son una de las formas más habituales de matar un disco duro.
• Fotografía la parte de atrás del armario de red y del servidor antes de desconectar. Luego agradecerás saber qué cable iba a dónde.
• Etiqueta cables y equipos por puesto. Media hora de celo y rotulador ahorra una mañana entera.
• Transporta aparte servidor, NAS y discos de backup. No en el camión, entre mesas.
• Avisa a quien tenga accesos remotos o IPs fijas configuradas: el teletrabajo, la pasarela de datáfono o el acceso a cámaras pueden depender de la línea antigua.

El primer día

Deja medio día de margen para encender todo y probar: Internet, carpetas compartidas, impresoras, teléfonos, el programa de gestión y el acceso desde fuera. Mejor descubrir un fallo el viernes por la tarde que el lunes con clientes esperando.

Si tienes una mudanza a la vista y prefieres que alguien revise el local nuevo antes de que empiece la obra, hablamos.