Entra un empleado nuevo: cómo tener su puesto listo el primer día

Hay una escena que se repite en muchas oficinas: llega la persona nueva a las nueve, y a las once sigue sentada mirando el móvil porque el ordenador está instalándose, nadie sabe qué correo ponerle y el acceso al programa de gestión lo tiene que dar «alguien que hoy no viene».

No es un drama, pero es una mala señal y una pérdida de tiempo real. Y lo curioso es que se arregla con media hora de preparación la semana anterior. Si ya hablamos de la lista de accesos que conviene cerrar cuando alguien se va, esta es la lista contraria: la de apertura.

Lo que hay que decidir antes de que llegue

Antes de tocar un ordenador, conviene tener claras tres cosas:

• Qué va a necesitar según su puesto. No es lo mismo un comercial que pasa el día fuera que alguien de administración. Define dos o tres «perfiles tipo» en tu empresa y reutilízalos: ahorra discusiones cada vez.
• A qué carpetas y programas entra, y a cuáles no. Por defecto, lo mínimo necesario. Ampliar permisos más adelante es fácil; quitarlos, en la práctica, no se hace nunca.
• Quién se encarga. Que el alta tecnológica tenga un responsable concreto, no «informática» en abstracto ni el compañero que más sabe.

La checklist del puesto

Una lista corta, para marcar casillas:

1. Equipo preparado y actualizado. Sistema al día, antivirus activo, disco cifrado si es un portátil que sale de la oficina.
2. Cuenta de usuario propia. Nada de compartir el usuario del que se fue o de trabajar con la cuenta de administrador. Cada persona, su cuenta.
3. Correo corporativo con su nombre, firma de la empresa y, si procede, los grupos o buzones compartidos a los que debe pertenecer.
4. Acceso a las carpetas de red que le tocan, según los permisos que ya habías decidido.
5. Programas de trabajo instalados y licenciados. Aquí es donde suele aparecer la sorpresa de que no quedan licencias libres; mejor descubrirlo con tiempo.
6. Teléfono o extensión. Si tienes centralita en la nube, crear la extensión y decidir en qué cola de llamadas entra es cuestión de minutos dentro del servicio de VoIP.
7. Alta en el control horario, con su método de fichaje ya configurado. Con WorkIn esto es parte del alta, no un trámite aparte que se recuerda a final de mes.
8. Verificación en dos pasos activada desde el primer día, no «cuando tengamos un rato».

Lo que casi nadie entrega y marca la diferencia

Un folio. Literalmente: una página con lo básico de cómo funcionan las cosas en la empresa. Dónde se guardan los archivos y dónde no (el escritorio no es un sitio para guardar nada importante), cómo se piden permisos nuevos, a quién se avisa si el ordenador va raro, qué hacer si llega un correo sospechoso pidiendo un pago urgente, y la norma de que nunca se comparten contraseñas por WhatsApp.

Ese folio evita la mitad de los sustos del primer trimestre. Y conviene repasarlo con la persona en los primeros días, no dejarlo encima de la mesa.

Cierra el círculo

Cuando termines el alta, apunta en tu inventario qué equipo se ha entregado, con qué número de serie y qué licencias lleva. Es el mismo documento que vas a necesitar el día que esa persona se vaya o cambie de puesto, y tenerlo al día convierte una media hora de trabajo en cinco minutos.

Si quieres que te ayudemos a dejar definido el «puesto tipo» de tu empresa para no improvisar en cada incorporación, hablamos.