El inventario que casi ninguna pyme tiene: equipos, licencias y contratos en una hoja

En la mayoría de oficinas pequeñas, la información sobre la propia informática está repartida: el número de serie del portátil está en una caja en el almacén, la licencia del programa de facturación la compró alguien que ya no trabaja aquí, y nadie sabe exactamente qué día se renueva el antivirus hasta que llega el cargo al banco.

No pasa nada… hasta que pasa. Se estropea un equipo y no sabes si sigue en garantía. Llega una subida de precio en una suscripción que ya no usáis. Entra un empleado nuevo y hay que comprar una licencia más sin saber si sobra alguna. Todo eso se arregla con algo muy poco glamuroso: un inventario.

Qué es y qué no es

No hace falta un programa especial ni un proyecto de tres meses. Para una empresa de 3 a 30 personas, una hoja de cálculo compartida es más que suficiente. Lo importante no es la herramienta, es que exista y que esté razonablemente al día.

Lo que sí debe cumplir: que cualquier persona responsable pueda abrirla y responder en un minuto a preguntas como «¿cuántos años tiene este ordenador?», «¿quién lo usa?» o «¿qué pagamos cada mes en software?».

Las columnas que de verdad sirven

Te proponemos tres pestañas sencillas.

Equipos. Una fila por ordenador, portátil, impresora, router, NAS o móvil de empresa. Columnas: tipo, marca y modelo, número de serie, fecha de compra, fin de garantía, persona que lo usa, ubicación y estado (en uso, de repuesto, para retirar).

Licencias y suscripciones. Nombre del producto, a qué correo está asociada la cuenta, número de usuarios contratados, coste, periodicidad y fecha de renovación. Este último dato es el que más dinero ahorra: permite decidir antes de que te renueven automáticamente.

Contratos y proveedores. Internet, telefonía, dominio, hosting, alarma, mantenimiento informático. Con quién, número de contrato, contacto de soporte, teléfono de incidencias y fecha de vencimiento o permanencia.

Un detalle importante: en ninguna de esas pestañas se guardan contraseñas. Para eso está el gestor de contraseñas. El inventario dice qué tienes, no cómo se entra.

Para qué lo vas a usar

• Decidir renovaciones de equipos con criterio. Si ves que cuatro portátiles tienen cinco años y empiezan a dar guerra, puedes repartir la compra en dos ejercicios en lugar de sustituirlos todos de golpe un mal día. Y si uno falla, saber su antigüedad ayuda a decidir si compensa repararlo o cambiarlo.
• Dejar de pagar lo que no usas. Suscripciones de usuarios que ya no están, programas duplicados que hacen lo mismo, servicios que se contrataron para un proyecto puntual.
• Cerrar accesos cuando alguien se va. Con la lista de licencias delante, la tarea deja de depender de la memoria.
• Responder rápido a un incidente. Si hay un robo o una avería, tener números de serie y facturas localizadas acelera la denuncia y el trámite con el seguro.
• Comprobar que todo lo importante está copiado. Al repasar la lista de equipos y servicios suele aparecer algún sitio donde hay datos del negocio y nadie había pensado en incluirlo en el backup.

Cómo mantenerlo vivo

El inventario se muere si solo se actualiza «cuando haya tiempo». Dos costumbres bastan: anotar cada compra o alta de servicio el mismo día (dos minutos), y hacer una revisión completa una vez al año, por ejemplo al cerrar el ejercicio. Media mañana, una persona, y queda resuelto.

Si quieres que te ayudemos a levantar el inventario de tu oficina y a interpretar lo que sale, hablamos.